สถานพยาบาล ได้แก่ โรงพยาบาลรัฐและคลินิก สำนักงานในโรงเรียนและโรงเรียนอนุบาล คลินิกเอกชน โรงพยาบาลคลอดบุตร ร้านขายยา แต่ละสถาบันจะต้องเก็บบันทึกการตรวจ มาตรการบำบัด สุขอนามัย สุขอนามัย และมาตรการป้องกัน นอกจากนี้ เอกสารทางการแพทย์ยังรวมถึงแบบฟอร์มการบัญชีและการรายงาน เอกสารรวมได้รับการแก้ไขโดยกระทรวงสาธารณสุขของสหพันธรัฐรัสเซีย หากสถาบันการแพทย์แห่งใดแห่งหนึ่งต้องการเอกสารทางการแพทย์ของตนเอง ก็จะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าแพทย์
แบบฟอร์มรวมระบุประเภทของเอกสาร รูปแบบ และเงื่อนไขการจัดเก็บโดยเฉพาะ แบบฟอร์มการรายงานต้องกรอกให้ถูกต้อง เชื่อถือได้ ทันเวลา และครบถ้วนสมบูรณ์สูงสุด การออกแบบที่เป็นมาตรฐานของเอกสารเบื้องต้นบนกระดาษช่วยให้การประมวลผลเพิ่มเติมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การบัญชี และการวิเคราะห์ ซึ่งในทางกลับกันก็มีความสำคัญต่อการวางแผนกิจกรรม การวิเคราะห์งานของบุคลากร การประเมินปริมาณการทำงานของสถาบันการแพทย์ ประสิทธิผลของกิจกรรม การให้ข้อมูลสถิติแก่หน่วยงานกำกับดูแล
การจัดเก็บเอกสารเป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยความลับทางการแพทย์ ข้อมูลที่อยู่ในนั้นไม่ได้รับอนุญาตให้เปิดเผยต่อบุคคลที่สามเช่นเดียวกับที่ไม่ได้รับอนุญาตให้โอนเอกสารดังกล่าวให้ใครก็ตาม แน่นอน ในบางกรณีอาจมีข้อยกเว้น:
- ตามคำขอ ผู้ป่วยอาจส่งสำเนาแบบฟอร์มที่จำเป็น แต่ไม่ใช่ต้นฉบับ ให้กับผู้ป่วย
- ด้วยความยินยอมของบุคคล ข้อมูลจากเอกสารของเขาสามารถถ่ายโอนสำหรับสิ่งพิมพ์ การวิจัย การศึกษา
- หากพลเมืองไม่สามารถตัดสินใจได้เนื่องจากภาวะสุขภาพ อนุญาตให้ให้ข้อมูลโดยไม่ได้รับความยินยอมเพื่อวัตถุประสงค์ในการรักษาเท่านั้น
- การส่งข้อมูลไปยังบุคคลที่สามยังเป็นไปได้ในกรณีที่มีความเสี่ยงของการแพร่กระจายของโรคติดเชื้อหรือพิษจำนวนมาก
- ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากผู้ป่วยผู้เยาว์ในการเปิดเผยข้อมูลให้พ่อแม่หรือผู้ปกครองของตนทราบเพื่อรับการรักษาต่อไป
- ในระหว่างการพิจารณาคดี เวชระเบียนอาจได้รับการเปิดเผยตามคำขอของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ตามเงื่อนไข เอกสารทางการแพทย์ทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท:
- เอกสารอธิบายอาการของผู้ป่วย การวินิจฉัย การนัดหมายแพทย์ ในช่วงเวลาที่สังเกตเขาในสถาบันการแพทย์แห่งหนึ่ง ตัวอย่าง ได้แก่ "แผนภูมิผู้ป่วยนอกหรือผู้ป่วยใน" "ประวัติการคลอดบุตร"“บัตรตั้งครรภ์ส่วนบุคคล”
- เอกสารที่ให้การสื่อสารระหว่างสถาบันทางการแพทย์ต่างๆ ตามกฎแล้วจะมีข้อมูลเกี่ยวกับสภาพปัจจุบันของผู้ป่วยและความจำเป็นในการใช้มาตรการบางอย่าง (เช่น "สารสกัดจากเวชระเบียน")
- เอกสารที่สะท้อนถึงการทำงานของเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์โดยตรง ("ทะเบียนขั้นตอน" "ทะเบียนยา")
นอกจากนี้ยังสามารถแยกเอกสารทั้งหมดขึ้นอยู่กับสถาบันและผู้เชี่ยวชาญที่ใช้ ซึ่งรวมถึงตัวอย่างเช่น เอกสารประกอบของนักบำบัดการพูด สูตินรีแพทย์ สถาบันตรวจทางนิติเวช สถานีรถพยาบาล และอื่นๆ